Rejestr zwrotów towarów: wzór w Excelu

Zwrotów nie nabija się na kasę. Trafiają do osobnej ewidencji, a rozporządzenie wymienia, co ma w niej być. Poniżej siedem pól, co wpisać w każdym i gotowy plik do pobrania.

⬇ Pobierz wzór (Excel, bezpłatnie)

Skąd ten obowiązek

Od 1 lipca 2025 r. obowiązuje nowe rozporządzenie Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2025 poz. 845). Zastąpiło rozporządzenie z 2019 r., więc wzory, które powołują się na Dz.U. 2019 poz. 816, mają nieaktualną podstawę.

„W ewidencji nie ujmuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.”§ 3 ust. 2 rozporządzenia, Dz.U. 2025 poz. 845

Zamiast tego zwroty i uznane reklamacje, które kończą się zwrotem całości albo części zapłaty, ujmuje się w odrębnej ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji (§ 3 ust. 3).

Siedem pól, które musi mieć rejestr

1. Data sprzedaży.
2. Nazwa towaru lub usługi, pozwalająca jednoznacznie je zidentyfikować, w razie potrzeby z opisem.
3. Termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji.
4. Przy zwrocie całej należności: wartość brutto zwracanego towaru i wysokość podatku należnego.
5. Przy zwrocie części należności: zwracana kwota brutto i odpowiadający jej podatek należny.
6. Dokument potwierdzający sprzedaż. Nowość od 2025 r.: gdy sprzedaż potwierdza paragon fiskalny albo faktura elektroniczna, wpisuje się numer tego paragonu lub faktury oraz numer unikatowy.
7. Protokół przyjęcia zwrotu podpisany przez sprzedawcę i nabywcę. Nowe rozporządzenie dopuszcza też notatkę służbową lub protokół z nabycia sprawdzającego.

We wzorze każde pole ma swoją kolumnę z numerem punktu, więc łatwo sprawdzić, czy niczego nie brakuje.

Jak policzyć podatek w kolumnie 4 lub 5

Kwota zwrotu jest brutto, więc podatek wylicza się „od stu”: brutto × stawka / (100 + stawka), z zaokrągleniem do grosza.

Na co uważać przy sprzedaży internetowej

• Zwrot z poprzedniego miesiąca. W praktyce biura przyjmują jedną regułę: ujmują zwrot w miesiącu zwrotu albo korygują miesiąc sprzedaży. Ważne, żeby ustalić ją z klientem i trzymać się jej co miesiąc.
• Zamówienie z kilkoma stawkami. Każda pozycja trafia do rejestru osobno, ze swoją stawką.
• Czy rejestr w ogóle dotyczy klienta. Ten obowiązek wynika z przepisów o kasach rejestrujących. Czy dany sklep ewidencjonuje sprzedaż na kasie, ocenia biuro.

Wzór i opis mają charakter pomocniczy i nie są poradą podatkową. Cytaty pochodzą z tekstu rozporządzenia opublikowanego w Dzienniku Ustaw (Dz.U. 2025 poz. 845), stan prawny na 2 listopada 2026 r.